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Professors Guide to Sabbatical

Vorinformationen

Disclaimer

Die folgenden Informationen basieren auf unseren persönlichen Gegebenheiten. Es kann sein, dass
  • sich Dinge geändert haben,
  • manche Annahme bereits von unserer Seite aus falsch waren,
  • für deinen Fall nicht zutreffen.

Wann immer ein solcher Fall eintritt, freue ich mich über eine kurze Rückmeldung, um die Informationen mit einbringen zu können.

Die Rechte und Pflichten im Sabbatical (= Forschungs-, Lehr- oder Praxissemester) sind im jeweiligen Landeshochschulgesetz geregelt, z.b. § 49 LHG BW oder als Übersicht der verschiedenen Bundesländer. Im Wesentlichen sind dies:

  • Der Zweck des Forschungssemesters ist das Freistellen von den Lehrverpflichtungen um sich der Weiterbildung und for zu widmen.
  • Die Vertretung bei den Kursen muss sichergestellt sein.
  • Die Ergebnisse aus dem Forschungssemester sind (dem Dekanat) mitzuteilen.

Für die Praxis bedeutet das:

  • Das Sabbatical ist an der Hochschule (meist beim Dekanat) zu beantragen.
    • Es empfiehlt sich die Kollegen zeitnah zu informieren, selbst wenn der Antrag auch kurzfristig abgegeben werden kann.
    • Im offiziellen Antrag sind Zeitraum, Host-Professor und Thema anzugeben.
    • Zumindest für sich selbst ist eine Aufstellung und Priorisierung der zu erreichenden Ziele sinnvoll.
  • häufige Ziele im Sabbatical sind:
    • Forschung vorantreiben
    • sich in ein neues Thema einarbeiten (z.B. über Fortbildungen und Literatur)
    • Austausch mit anderen Forschern/Firmen
    • Publikationen schreiben
    • Skripte und Unterlagen verbessern
    • alternative Lehrerfahrungen sammeln
  • Oft bringt der Sabbatical-Prof an die Host-Uni eigene Themen mit. Nicht selten ist die Anknüpfung nicht sehr hoch.
  • Es ist durchaus möglich das Sabbatical zu nutzen die eigene Lehre besser auszuarbeiten.
  • Prinzipiell ist als „Nebenthema“ auch eine Unterstützung der Lehre an der Host-Uni möglich.
  • Die Mitteilung der Ergebnisse ist meist schriftlich umzusetzen.

Warum soll ich ein Sabbatical machen?

… TBW…

Was die Wissenschaft sagt

  • Faculty Learning and Professional Growth in the Sabbatical Leave1)
    • Gardner führt aus, dass einige Universitäten das Sabbatical nicht nur als individuelle Beigabe für den Professor, sondern als gegenseitigen Nutzen für Hochschule und Professor sehen. Die Auszeit ist keine Zeit des Entspannens, sondern eine des Tuns.
    • Sie setzt das Sabbatical in den Kontext der akademischen Weiterentwicklung, welche sich aus Lehre, Handlungsfähigkeit, Kollegialität und Hingabe zusammensetzt.
    • In der Studie wurden mit 12 ehemalige Sabbatees Interviews durchgeführt.
    • Diese beschrieben ihr Sabbatical als Zeit zum Abstand und Perspektive gewinnen, zum konzentrieren, für „produktive Langeweile“,

… TBW…

Weitere Quellen:

Universitäres

Host, Host-Uni

  • Sabbaticals sind im Ausland „wohlbekannt“ und werden zum wirtschaftlichen Austausch und Erweiterung der Kenntnisse genutzt.
  • Eine Einladung zu bekommen ist in der Regel nicht allzu schwer.
  • Geeignete Hosts lassen sich durch Literaturrecherche, bzw. durch Suche auf den Uni-Webseiten finden. Suchwörter können dazu aus dem eigenen Arbeitsumfeld bzw dem gewünschten Interessesgebiet kommen.
  • Der Arbeitsplatz kann durchaus nur ein „Schreibtischstuhl“ im Doktorandenlabor sein.
  • In der Regel wird an der Host-Uni ein vertraglicher Rahmen festgelegt (Rechte und Pflichten). Dieser umfasst, welche Zugänge ermöglicht werden, wer Ansprechpartner ist und eigene Kontaktdaten. Damit ist auch der Zugriff auf die Hochschul-Internetanbindung und ein Account möglich.

Sonstiges an der Uni

Es bietet sich an beim Sabbatical nicht nur an, bei der Gastgeber-Uni Kontakte für Studierendenaustausch zu suchen, sondern auch bei den deutschsprachigen Schulen mit (Fach)hochschulreife.

Heimat-Uni

ausbleibendes Deputat

Beim Unschichten des eigenen Deputats lohnt es sich im kollegialen Umfeld nachzufragen: hat jemand schon ein Forschungssemester gehabt? Gibt es Personen mit Unterdeputat? (auch Nachbarstudiengänge und -fakultäten betrachten). Häufig lassen sidn oragmatische Lösungen finden, z.B.:

  • Wahlfächer ausfallen lassen / um ein Semester verschieben
  • Korrekturen von Projektarbeiten auch aus der Ferne
  • ggf. für Pflichtlabore und -kurse andere Kollegen anfragen

Zu beachten ist:

  • unbedingt rechtzeitig bei der Stundenplanung die Einplanung der Kollegen angeben.
  • Prüfungseinplaner / Prufungskommissionsvorsitzende(n) informieren, falls Prüfungen ausfallen sollen. Alternativ rechtzeitig mit Kollegen besprechen, wer die Prüfungen übernimmt (Prüfungserstellung, -aufsicht, -korrektur). Aufsicht kann auch allein durch Mitarbeiter geschehen.

Privates

Generell sollte das Forschungssemester auch mit dem Privatleben harmonieren. Endsprechend gilt es für die potentiellen Hostgebiete und -Universitäten verschiedenes abzuwägen.

Daneben gibt es einige Details zu bedenken:

  • Ein Aufenthalt in einem Land von länger als 6 Monate kann problematisch sein. Ab diesem Zeitraum können Zollgebühren anfallen z.B. auf das Auto.
  • um eine Untervermietung bzw. Kurzzeitvermietung sollte man sich rechtzeitig kümmern (siehe z.b. Untervermietung und Vermieterbescheinigung)

nicht-thematische Vergleiche

  • Jenseits der inhaltlichen Themen, kann es sinnvoll sein, die klimatischen Verhältnisse von relevanten Orten zu betrachten. Dies betrifft nicht nur persönliche Vorlieben, sondern sind spätestens bei der Auswahl des Gepäcks wichtig.
  • Für die finanzielle Planung kann ein Blick auf Vergleiche der Unterhaltskosten helfen. Zu beachten ist, dass wenn Kinder mit auf Reise gehen, die Schulkosten einen merklichen Kostenpunkt jenseits der in den Vergleichen dargestellten Werten darstellen können.

Kostenrahmen

Der Kostenrahmen ist stark von der Anzahl der Mitreisenden und dem gewünschten Komfort abhängig. in folgenden Kapiteln werden entsprechend nur diese zu betrachtende Bereiche dargestellt.

  • Übernachtungsmöglichkeit
  • Preisniveau im Hostland für den Lebensunterhalt
  • Aufwände für Mobilität und Kindergarten/Schule

Als Gegenstück zu den reinen Kosten gibt es verschiedene Möglichkeiten die Ausgaben zu kompensieren:

  • Einnahmen aus Vermietung der eigenen Wohnung:
    Die (Unter)vermietung des eigenen Wohnobjekts kann die zusätzlichen Kosten kompensieren. Dies hat auch den Vorteil, dass die Wohnung in Benutzung bleibt, was für die Versicherungen und Instandhaltung positiv ist. Demgegenüber steht die Mehraufwände bei Problemen in der Wohnung, bei der Vorbereitung der Wohnung, der Eingriff in die Privatsphäre, etc. (Checkliste für Untervermietung). Diese Einnahmen sind bei der Steuererklärung zu berücksichtigen.
  • Teilnahme an Konferenzen:
    Sofern eine Konferenz mit wissenschaftlichen Bezug zum eigenen Thema im Umfeld der Host-Uni stattfindet, kann die Abrechnung der solchen in Betracht gezogen werden.
  • Steuererstattung:
    Die Reisekosten sind als Werbungskosten bei der Einkommensteuer absetzbar.
    • Als Verpflegungspauschale können 28 €/Tag angegeben werden - jedoch nur die ersten drei Monate. Für eine detailliertere Betrachtung empfiehlt es sich die Pauschbeträge des betreffenden Landes zu recherchieren. Diese liegt bei 20…80 €/Tag (siehe Steuern.de).
    • Auch die Fahrtkosten und Übernachtungskosten sind absetzbar.
    • Sofern Schulgeld zu zahlen ist, kann dieses mit max 5'000€ angerechnet werden.
  • Dozentur:
    Eine weitere Möglichkeit sowohl der Host-Uni etwas zurückzugeben, als auch die Ausgabenseite etwas zu kompensieren, ist die Lehre an der Host-Uni zu unterstützen. Dies sollte mit der Heimat-Uni abgestimmt und bei der Steuererklärung berücksichtigt werden.
  • Kurzzeitdozenturen wurden auch von DAAD gefördert:
    • aktuell (2022) nicht mehr, aufgrund von Budgetkürzungen
    • Rahmen war: 1..6 Monate, mindestens 8 SWS, nur an einer HS (nicht mehrere)
    • gefördert wurden: Reisekosten incl täglicher Verpflegung (Umfang abh. vom Zielland)
    • Lehrprogramm muss abgestimmt sein
    • Entscheidender Ausschuss trifft sich viermal im Jahr

Übernachtungsmöglichkeit

Für die Übernachtung gibt es verschiedene Möglichkeiten:

  • Appartements sich die vermutlich einfachste Lösung unter praktikablen Kosten. In größeren Städten sind Appartement-Hotels bzw Studio-Hotels zu finden, die für Übernachtungen Wochen-/Monatspreise angeben.
  • Eine gemietete Wohnung / Haus bieten hingegen größere Unabhängigkeit.
    • Hierbei ist zu beachten, dass eine Besichtigung und der Vertrauensaufbau zum Mieter etwas schwierig sein kann.
    • Es gibt verschiedene Portal, die sich auf solche Wohnungen / Häuser konzentrieren, z.B. SabbaticalHomes, WunderFlats.

Dabei stellt sich die Frage, welche Ausstattung für einen für die 4..7 Monate wichtig ist. Z.b.

  • vollausgestattete Küche,
  • separater Schreibtisch, Esstisch
  • eigene Waschmaschine, Trockner, Waschtrockner
  • Stauraum für Koffer etc.

Daneben kann der angebotene Service eine Rolle spielen:

  • eigener Briefkasten / Postservice an der Rezeption
  • Zimmerreinigung / Endreinigung

Weiterhin kann die Umgebung wichtig sein:

  • Parkplatz
  • nahegelegene Shared-Office Bereiche
  • nahegelegene Dauerparkplätze
  • Anbindung an Bus / Bahn
  • Nähe zu Uni
  • Nähe zu Einkaufsmöglichkeiten
  • Nähe zur Innenstadt, See, Berge, Fitnessstudio etc.
  • falls Kinder mitkommen
    • Nähe zu Kindergärten/Schulen/Day-care
    • Nähe zu interessanten Orten für Kinder (Spielplätze, Parks,… )

Kinder

Schule

  • Gesetzliche Grundlage für die Schulpflicht ist das jeweilige Landesrecht (z.B. §4 Schulbesuchsverordnung BW)
    • Die Beurlaubung der Kinder ist schriftlich zu beantragen und eine Rektoratsentscheidung.
    • Der Antrag ist nur in begründeten Fällen möglich. Die dienstliche Reise der Eltern / eines Elternteils ist eine solche Begründung.
    • Es ist eine Nachweis für die Weiterfühung der Schulpflicht im Ausland vorzulegen.
  • Für die Schule im Ausland gibt es verschiedene Möglichkeiten:

Es ist nützlich sich mit dem Schulsystem des Hostlandes und der möglichen Schulen auseinanderzusetzen. Dabei könnten folgende Fragen sinnvoll sein:

  • Wieviele Stunden dauert die Schule?
  • Wann beginnt / endet das Schuljahr?
  • Welche Wahlfächer sind vorhanden? Welche liegen im Interesse des eigenen Kindes?
  • Gibt es Unterschiede zwischen den Schulen: öffentlich vs. privat?
  • Welche Kosten fallen an? (Schulgeld, Essensgeld, Busgeld, in manchen Ländern auch Instandhaltungsgeld, Materialgeld etc.)
    Die Schulkosten können gerade im englischsprachigen Ausland über 10'000€ pro Kind betragen
  • Welche Schließtage / Ferientage gibt es?

Freizeit

Im folgenden sind Beispiele für mögliche Freizeitbeschäftigungen aufgelistet.

  • Kinder- und Jugendzentren
  • lokale Freizeitparks
  • Museen

Vorbereitungen

Spätestens sobald das Land / die Stadt für das Forschungssemester feststeht, sind einige weitere Vorbereitungen zu planen.

Post, Banken & Versicherungen

Generell ist zu empfehlen einen Termin mit seinem Versicherungsmakler (und ggf. Bankberater) einige Monate vor dem Sabbatical einplanen. Die hier angegebenen Informationen können diesen Austausch nicht ersetzen.

  • Post
    • Weiterleitung der Post per Nachsendeantrag ist möglich (siehe Deutsche Post). Zu beachten sind aber mögliche Verzögerungen und verlorene Briefe.
    • Zudem gibt es neben DP noch andere Postdienstleister, welche potentiell informiert werde müssen (siehe Nachsendeauftrag bei regionalen, privaten Briefdiensten)
    • Es bietet sich an in den Wochen vor der Abreise bei Arztbesuchen und Kontakt mit anderen Rechnungsstellern die Situation zu erklären. Dann können die Rechnungen z.B. auch per Mail versandt werden. Auch das Führen einer Liste der noch nicht erhaltenen Rechnungen kann sinnvoll sein.
  • Bankkonto
    • Es empfiehlt sich die eigenen Banken und Kreditkarteninstitute über die Reise zu informieren, damit keine fälschliche Kontosperrung wegen missbräuchlicher Nutzung auftritt.
    • Im europäischen Ausland kann zumeist mit der EC Karte bezahlt werden.
  • Krankenversicherung
    • Es empfiehlt sich die „A1-Beschei­ni­gung“ zu beantragen. Das PDF dafür kann bei der HS-Verwaltung bzw. allgemein beim entsprechenden Landesamt für Versorgung oder PKV gefunden werden. Von den Seiten der deutschen Rentenversicherung: „Mit einer A1-Bescheinigung können die erwerbstätigen Personen nachweisen, ob für sie das Recht des Entsendestaates oder die Vorschriften eines ausländischen Staates maßgebend sind.“
      Für die Bescheinigung ist unter anderem die Rentenversicherungsnummer = Sozialversicherungsnummer notwendig
    • Die Deckung der PKV und der Beihilfe gilt auch im Ausland. Jedoch kann es zu Kürzungen oder Begrenzungen kommen, falls die tatsächlichen Kosten die beihilfefähigen Leistungen und Höhen überschreiten. Entsprechend kann es sinnvoll sein, einen Zusatzvertrag für die Restkosten und eine mögliche vorzeitige Rückreise für alle Beteiligten zu einzurichten.
      Wie immer bei KV kann das einige Iterationen und ausgefüllte Dokumente kosten.
    • Eine Alternative ist für den Zeitraum des Auslandsaufenthaltes die PKV auf eine Anwartschaft zurückzustellen. Damit ruhen die Verträge und die Beträge werden minimal. Statt der PKV kann dann ein Auslandstarif abgeschlossen werden. Dies ist kann günstiger sein als die reine PKV.
  • weitere Versicherungen:
    • Die Hausratversicherung muss unbedingt informiert werden, wenn das Haus / die Wohnung mehr als zwei Monate unbeaufsichtigt bleibt. Meist erhöht sich in diesem Fall die Zahlungen.
    • Deutsche KFZ-Versicherungen ermöglichen i.d.R. die gleiche Deckung im EU-Ausland wie im Inland für max 6 Monate.

heimatliches Haus/Wohnung

Sofern das Wohneigentum nicht untervermietet wird, sollte in jedem Fall ein Nachbar / Freund als „Haus-Sitter“ gefunden werden. Dies ist vor allem dann sinnvoll, wenn die eigene Wohnadresse nicht abgemeldet wird. Dieser sollte…

  • … einen Blick auf die Post werfen. Je nach Notwendigkeit und Vertrauen kann die heimatliche Post unter „Video Konferenz“-Aufsicht geöffnet werden.
  • … regelmäßig lüften, um Stockflecken zu vermeiden.
  • … regelmäßig die Wasserhähne und Toiletten gespült werden
  • … nach dem Rechten im Haus sehen (Kein Ungeziefer? Kein Einbruch? Kein Wasserschaden? Rauchmelderalarm? …)
  • … ggf. Pflanzen, Haustiere und Garten versorgen.

Bei einer Weitervermietung können diese Punkte mit dem Mieter besprochen und vertraglich festgelegt werden.

Gepäck

Falls mit dem eigenen Fahrzeug verreist wird, kann eine Stauraumvergrößerung nützlich sein:

  • Eine Dachbox kann, je nach Größe, 300…600 Liter zusätzlichen Platz für Koffer erzeugen und den Kofferraum gut verdoppeln. Die Kosten dafür liegen bei 350…700€ (Kamei oder Thule auch mehr). Zur Befestigung wird auch ein fahrzeugtypenabhängiger Dachträger benötigt, welcher neu etwa 100…200€ kosten.
  • Auch eine Heckbox kann helfen. Diese erweitern den Kofferraum um 200…400 Liter für um die 400…600€.

Es lohnt sich hier einige Wochen bei den Autoteilehändlern auf Schnäppchenjagd zu gehen.

Das Gepäck selbst sollte keine große Probleme bereiten. Neben der Kleidung sind folgende Dinge im Gepäck sinnvoll:

  • wichtige Dokumente
    • Gesundheitskarten, Pässe, Ausweise, Geldkarten
    • Geburtsurkunden der Kinder (!): Diese sind unbedingt mitzunehmen, da diese bei der Anmeldung (auch im EU Ausland) benötigt werden. Die Alternative ist eine umständliche, nachträgliche Bestellung der Urkunden beim jeweilgen Standesamt.
    • eigene Geburtsurkunde und Heiratsurkunde kann nützlich, sollte aber nicht notwendig sein.
    • Eine Einkommensinformation, dass das Einnahmen auch in den nächsten Monaten kommen werden. Dies kann z.B. in der Art erfolgen, dass die Personalabteilung der Heimatuniversität eine Bestätigung über die permanente Anstellung / Verbeamtung schreibt.
  • PINs für den Deutschen Ausweis: in einigen europäischen Ländern hilft das enorm, um dich für städtischen und universitären Services authentifizieren zu können (z.B. HS-Login oder Schulauswahl und Nachbetreuung für Kinder).
  • Für die Passwörter, PINs, TANs und Versicherungsnummern bietet sich ein Passwortsafe wie Keepass an.
1)
Innov High Educ. 2022; 47(3): 435–451. Published online 2021 Oct 23. doi: 10.1007/s10755-021-09584-4